Koşullu Biçimlendirmede Formül Kullanımı

Koşullu Biçimlendirmede Formül Kullanımı

Koşullu Biçimlendirmede Formül Kullanımı isimli yazı, zor ve karmaşık olan formül entegrasyonunun nasıl kolay hale getirileceğini öğretir.

Şimdiye kadar koşullu biçimlendirme özelliğini formül ile birlikte kullandıysanız, en zor hususun formülün gerçekten çalıştığından emin olmak olduğunu farketmişsinizdir.

Buradaki en zor husus, koşullu biçimlendirme özelliğindeki formül alanının çok kolay olmamasıdır. Vurgulanan hücre referanslarını alamazsınız, otomatik tamamlama işlevi çalışmaz, ipuçları görünmez…

Sonuç olarak, bir formülün koşullu biçimlendirme kuralını kaydedene kadar çalışıp çalışmayacağını görmek mümkün değildir. Bu yüzden deneme yanılma ile aşağıdaki adımları yerine getirmeniz gerekir:

Bu adımlar özellikle acil bir işlem yapmanız gerektiği durumlarda gerçekten sinir bozucu olabilir.

Peki bunun durumun üstesinden gelmenin kolay bir yolu var mı?

Koşullu Biçimlendirmede Formül Kullanımı – Test Formülleri

Karmaşık koşullu biçimlendirme formüllerinde kuralı oluşturmadan önce “test formülleri” ile test etmek faydalı bir yöntemdir. Bunun zor olacağını, koşullu biçim uygulamadan, formülü nasıl test edebileceğinizi düşünüyor olabilirsiniz.

İşin püf noktası, formül bulunan koşullu biçimlendirme hücrelerinde, görünmez formüllerin olduğunu düşünmenizden geçer. Koşullu Biçimlendirme’de formülün işlevi, bir hücrede dönen DOĞRU değeri ile eşdeğerdir. Formül sonucu DOĞRU verdiği anda ilgili hücreye belirlediğiniz biçim uygulanır.

Bu nedenle, koşullu biçimlendirme kuralını test etmek için, çalışma sayfasında uygulamak istediğiniz biçimlendirmenin dönembilmesi için bir dizi test formülü simüle etmeniz faydalı olur.

Test formüllerini uygulamanın en faydalı yöntemi, biçimlendirme yapmak istediğiniz satırlarla dizilmiş verilerin yanına koymak yerleştirmektir. Bu, referansların ayarlanmasını ve eşleştirilmesini de kolaylaştırır. Bu dizilişten sonra, koşullu biçimlendirme uygulayacağınız alanı belirleyip, bu alanın solundaki ilk hücreye ilk formülü yazmanız yeterli olacaktır. Böylece koşullu biçimlendirme kuralı oluşturulduğunda bu etkin hücrede formül uygulanmış olacaktır.

Şimdi bu konuyu örnekler ile pekiştirelim.

Örnek 1 – Basit Formül

Örneğin, bir tabloda sayılarınız olduğunu ve bu tabloda 100’ün üzerindeki değerleri koşullu biçimlendirme özelliği ile vurgulamak istediğinizi varsayalım.

Not: Excel, “büyüktür” değerlerini vurgulayacak koşullu biçimlendirme “ön ayarı” içerir, bu nedenle bunu yapmak için bir formül kullanmanız gerekmez. Örnek olarak sadece temel bir formül kullanıyoruz.



Makalenin başında belirttiğimiz test formülümüzü, veri aralığımızın sağ tarafındaki boş aralığa uygulayacağız. H2 hücresine aşağıdaki ilk formülü ekliyoruz:

=B2>100


Peki neden B2 hücresini seçtik? Bunun nedeni yine makalemizin ilk kısmında belirtilen, biçimlendirmenin uygulanacak veri aralığının ilk hücresi olmasıdır.

Şimdi formülü aşağı ve sağa kopyalayın. Kopyalama işlemini, veri aralığınızdaki alan sayısı kadar kopyalamanız yeterlidir. Bu durumda, küçük bir veri kümesiyle, tüm satırları kolayca test edebiliriz.



Üstteki ekran görüntüsüne baktığınızda, her hücrede DOĞRU veya YANLIŞ bir değer elde edildiğini göreceksiniz. Birkaç referansı kontrol edersek, her formülün verilerdeki B2 hücresi referana alınarak değerlendirdiğini görebilirsiniz. Burada formülleri kolayca çoğaltmak ve her hücreye otomatik olarak referans alabilmesini sağlamak için, Excel’in xxxx referans özelliğini makalelerimizin takipçileri fark edeceklerdir.



Referansları kontrol ettiğimizde, her formülün B2 hücresine göre bir hücreye karşılık geldiğini göreceksiniz.

Şimdi bu sonuçların doğrudan verinin üstüne aktarıldığını düşünün. DOĞRU bir değer gördüğü her yerde, koşullu biçimlendirme uygulanacaktır:



DOĞRU değerlerinin verilerde > 100 değerlerini doğru bir şekilde işaretlediğine dikkat edin.

Uyguladığımız test formülü ile veri aralığında başarılı sonucu elde ettik. Şimdi bu formülleri koşullu biçimlendirme formül özelliğine uygulayalım

İlk olarak, test formülü olarak kullandığımız formülü kopyalayalım. (H2 hücresindeki)



Ardından, veri aralığını ve yeni bir koşullu biçimlendirme kuralı tanımlayalım.



Seçilen veri aralığındaki etkin hücrenin B2 olduğuna dikkat edin.

Formülü kutuya yapıştırın ve biçimi ayarlayın.



Artık kuralımız hazır ve tek yapmamız gereken Tamam butonuna basmak.



Sonuç başarılı! Üstteki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi, 100’ün üzerinde değere sahip tüm hücrelere belirlediğimiz arka plan rengi uygulanmış oldu.

Küçük bir hatırlatma:
İşleminizi tamamladıktan sonra, test formüllerini kaldırmayı unutmayın :)

Konuya çok hakim olmayan kullanıcılar için küçük bir not:
Koşullu Biçimlendirme’de uygulanan biçimlendirme kurala bağlı olduğundan, kuraldaki şart kaybedildiğinde, biçimlendirmede anında iptal olur.
Renklendirme elle yapılsaydı, hücredeki değerler değiştiğinde arka plan rengi hala aynı kalmaya devam edecekti.
Lakin koşullu biçimlendirme özelliği ile bu tamamen dinamik bir şekilde kurala bağlı olarak uygulanır.

 

Örnek 2 – Daha Karmaşık Formül

İlk örneğimiz en basit haliyle hazırlanmış bir örnekti. Şimdi aynı yaklaşımı daha karmaşık bir formülle deneyelim.

Bir sütundaki değere dayalı olarak bir tablodaki satırları vurgulayan bir kural oluşturalım. Bu durumda, “A” önceliğine sahip görevleri vurgulayacağız.



“A” grubuna sahip tüm satırları vurgulamamız gerekir.

Bu, koşullu biçimlendirmede klasik bir sorundur. Formül karışık başvuru gerektirecektir, ancak çalışma sayfasında başvuruları göremediğinizde karışık başvuruları anlamak zor olabilir. Ama test formülleri kullanarak, bir kuralı kolayca test edebilir ve mükemmelleştirebiliriz.

Daha önce olduğu gibi, ilk adım test formüllerini nereye koyacağınızı bilmektir. Sağ tarafta bol miktarda yer var, bu yüzden G3 hücresine test formülümüzü yazacağız.

“A” grubuna sahip görevleri vurgulamak istediğimizden, başlamak için bu formülü kullanacağız:

=B5=”A”


Formülleri aşağı ve yana kopyaladıktan sonra, sahip olduğumuz görünüm şu şekilde olacaktır:



Üst kısımdaki ekran görüntüsünde göreceğiniz şekilde formül doğru sonucu vermeyecek. Yani sadece B sütunundaki değerleri dikkate alacak sonrasında bozulma olacak. (renklendirme elle yapılmıştır)

Önceliğin “A” olduğu, ancak yalnızca B sütunundaki değerler için DOĞRU sonucunu aldığımıza dikkat edin. Bu iyi bir başlangıçtır, ancak yalnızca ilk sütundaki hücreleri vurgulayacaktır.

Formülü, tüm satır için DOĞRU döndürecek şekilde ayarlamamız gerekir. Bunu yapmak için, sütunu kilitlemek için formülde karışık bir referans kullanmamız gerekir. Gözden geçirilmiş formül:

=$B5=”A”


Bu yeni formülü test aralığımıza kopyaladığımda ihtiyacımız olan sonucu alıyoruz:



Sütun referans değerleri ile sabitlendiğinden, “A” grubunda olan tüm satırlara DOĞRU sonucu uygulanır.

Şimdi koşullu biçimlendirme kuralını oluşturalım. İlk olarak, verileri seçelim:



Seçilen veriler ve yeni kural oluşturmaya hazır (etkin hücrenin B3 olduğunu unutmayın)

Son olarak, sol üstteki formülü kullanarak kuralı oluşturalım:



G3 hücresinde bulunan formülü koşullu biçimlendirme formül kutucuğuna yapıştırdığımızda, sonucun mükemmel bir şekilde çalıştığını görüyoruz.



Test formülü uyguladığımız kısımları silmeyi unutmuyoruz :)

Sonuç

Bir dahaki sefere daha karmaşık bir formülle koşullu biçimlendirme uygulamanız gerektiğinde, verilerin yanında test formülleri ayarlayın ve ihtiyacınız olan yerde DOĞRU değerler elde edene kadar formüle ince ayar yapın.

Doğrudan çalışma sayfasında çalışarak, Excel’in tüm formül araçlarına tam erişime sahip olursunuz ve formül mükemmel bir şekilde çalışana kadar kolayca sorun giderebilir ve ayarlayabilirsiniz.

Koşullu Biçimlendirme Özelliğinde Formül Kullanmanın İncelikleri isimli bu makalemizin faydalı olmasını temenni ederiz.

Exit mobile version