Makaleler

Excel Formülleriyle Zaman Kazanmanın Yolları

Excel Formülleriyle Zaman Kazanmanın Yolları

Excel Formülleriyle Zaman Kazanmanın Yolları isimli bu makalemizde, formül yazarken kullanacağınız ince detayların faydaları öğretilir.

Formüller Excel’in en önemli özelliklerinin başında gelmektedir. Excel’i iş hayatında yoğun olarak kullananlar belki farkında değiller ama Excel Formülleri iş hayatlarında çok fazla kullanılır. Şimdi adım adım farkında olduğunuz ya da olmadan kullandığınız bu formüller için sizlere zaman kazandıracak faydalı bilgilere başlayalım.

Son parantezleri formüle eklemeyin

Excel kullanıcılarının yaptıkları ve zaman kaybetmelerine neden olan ilk sıradaki husus, yazdıkları formülün sonuna ) şeklinde parantez ile kapatma zorunluluğu gibi hissetmeleridir. Özellikle basit ve tek bir formül kullanılarak yazılmış formüllerde kesinlikle bu işlem için zaman kaybetmenize gerek yoktur.

image-20200624005218-1.png

Örneğin üst resimdeki gibi basit bir formül yaptım ve formülü bu şekilde bıraktıktan sonra Enter tuşuna bastığımda aldığım ekran görüntüsü şu şekilde oluşmaktadır:

image-20200624005515-2.png

Ok işareti ile gösterdiğim alanda da görüleceği üzere ben parantesiz kapatmak ile zaman kaybetmeden, Excel otomatik olarak bu işlemi yerine getirdi. Bu alışkanlıktan vazgeçmek, size 2 ya da 3 saniye bir zaman kazandıracaktır. Aynı işlemi çok fazla tekrarladığınız zaman, az gibi görünen bu zaman epeyce bir tasarruf demektir. Zamandan tasarruf etmek gibi bir kaygınız yoksa da, en azından Excel’in parantezi otomatik olarak kapattığını bilin istedim.

Formülü taşıma ve referansların değişmesini önleme

Excel’in en güçlü özelliklerinden biri göreceli adreslerdir – bir formülü yeni bir konuma kopyaladığınızda tüm göreceli adresler değişir. Çoğu zaman bu tam olarak istediğiniz şeydir, çünkü formüllerin yeniden kullanımı, iyi yapılandırılmış, bakımı kolay bir çalışma sayfasının en önemli tekniklerinden biridir.

Ancak bazen bir formülü yeni bir konuma taşımanız veya kopyalamanız gerekir ve formülün hiç değişmesini istemezsiniz. Bunu yapmanın birkaç yolu bulunmaktadır.

Bir formülü yakındaki bir konuma taşıyorsanız, sürükleyip bırakmayı deneyin. Sürükleme yaptığınızda, tüm adreslerin olduğu gibi kalacağını göreceksiniz.

image-20200624012023-4.png

Üstte gördüğünüz gibi bir formül var ve ben formülü G5 hücresine taşımak istiyorum.

Cursor’un taşıma modunda olduğuna dikkat edin, fareyi basılı tutarak G5 hücresine taşıdığımda, sonuç aşağıdaki gibi olacaktır:

image-20200624012241-5.png

Dikkat ederseniz formüldeki hücre referanslarında bir değişiklik olmadı.

Eğer formülü ekranda görünmeyen bir hücreye taşımanız gerekiyorsa, Ctrl + X kısayolu ile kesme yapıp, Ctrl + V kısayolu ile taşımak istediğiniz hücreye yapıştırınız. Bu harekette aynı şekilde referansın bozulmamasını sağlayacaktır.

Formül kopyalama ve referansların değişmesini önleme

Tek bir formülü kopyalamanız gerekiyorsa, formül çubuğunda formülün tamamını seçin ve panoya kopyalayın. Daha sonra yeni bir yere yapıştırabilirsiniz. Sonuç, orijinal ile aynı formül olacaktır.

image-20200624012825-6.png

Bir formül grubunu referansları etkilemeden yeni bir konuma kopyalamak için bul ve değiştir özelliğini de kullanabilirsiniz. Kopyalamak istediğiniz formülleri seçin, ardından formüllerde eşit (=) işaretini arayın ve karma (#) karakteriyle değiştirin. Bu, formülleri metne dönüştürecektir. Şimdi formülleri kopyalayıp yeni bir konuma yapıştırın. Formülleri yapıştırdıktan sonra ve tüm formüller seçiliyken, arama ve değiştirme işlemini tersine çevirin. Karmayı (#) arayın ve eşittir işaretini (=) değiştirin. Bu, formülleri çalışma düzenine geri yükleyecektir.

image-20200624013200-7.png

image-20200624013401-8.png

Sonuç:

image-20200624013449-9.png

Formülleri kopyalamak için hücrenin sağ alt köşesine çift tıklayın

Excel sayfalarına formül eklerken, en sık yaptığınız şeylerden biri formülü seçili alanın ilk satırından son satırına kopyalamaktır. Excel’de hızlı işlem yapmak için kullanılan kısayollar olduğunu biliyorsanız, bunların bazılarını kullanarak hızlıca formül kopyalama yapabileceğinizi de biliyorsunuzdur. Ancak, kısayollar ile formül kopyalarken, alanın seçimini yapmanız lazım, binlerce satırlık verilerde bu işlem için formül kopyalanacak alanın en son satırına gitmeniz gerekebilir. Lakin, hücrenin sağ alt köşesine çift tıkalmanız ile formül kopyalamak çok daha hızlıdır, çünkü seçili alanın en altına gitmeye gerek yoktur.

Bu işlemin otomatik olarak yapılabilmesi için, kopyalanacak formüllerin olduğu sütunun verilerle arasında bir boşluk olmaması gerekir. Bu türde verilerin olduğu bir aralıktaki formülü hızlıca kopyalamak için, hücrenin sağ alt köşesine cursoru getiripi çift tıklamanız yeterli olacaktır.

image-20200624101120-10.png

image-20200624101208-11.png

Girdiğiniz formülün solunda tam bir veri sütunu yoksa bu işlem çalışmaz. Excel bu verileri, formülü kopyalamak için çalışma sayfasının ne kadar aşağısında olduğunu anlamak için kullanır.

Seçim çok büyük değilse, Doldur kısayolunu (Ctrl + D) kullanarak formülleri çalışma sayfasında çoğaltabilirsiniz. Öncelikle orijinal formülü ve hedef hücreleri seçtiğinizden emin olun. Bu, kopyala / yapıştırdan daha hızlıdır, ancak özellikle formülü büyük bir hücre grubuna kopyalıyorsanız, hücrenin sağ alt köşesini tıklayarak kopyalama kadar hızlı değildir.

Excel Tabloları Kullanma

Formül çoğaltmanın hızlı bir yoluda, verilerinizin olduğu hücre aralığını bir Excel Tablosuna dönüştürmektir. Verilerinizi bir tabloya dönüştürdüğünüzde (Kısayolu: Ctrl + L), ilk satıra girdiğiniz tüm formüller otomatik olarak tablonun tüm uzunluğuna kopyalanır. Bu çok zaman kazandırır ve ayrıca olası referans hataları önlemeye yardımcı olur.

image-20200624102248-1.png

image-20200624102336-2.png

Bir tablodaki formülü her güncellediğinizde, Excel aynı sütundaki tüm benzer formülleri tekrar güncelleştirir.
 
Tablodaki formüller otomatik olarak yapılandırılmış referansları kullanır. Yukarıdaki örnekte =D4*C4 yerine =[@Saat]*[@Oran] yazabilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken husus, formülün doğru hücrelerin adları ile oluşturulması gerekliliğidir.

Otomatik Tamamlama özelliğini kullanma

Excel’de formül yazmaya başlarken, eşittir işareti girip yazmaya başladığınızda, Excel girdiğiniz metni kullanılabilir büyük harflerle yazılı formül listesiyle eşleştirmeye başlar. Siz yazarken, harfleriniz ile eşleşen formüllerin bir listesini görürsünüz. Bu liste yazdığınız her harfle daralır. İstediğiniz formülü listeden seçtikten sonra, TAB tuşuna basarak formülü kullanmaya başlayabilirsiniz.

image-20200624104351-3.png

image-20200624104441-4.png

Formül yazarken bu özelliği kullanmak, tüm formülün ismini tek tek yazmak, elle parantez yazmak gibi işlemler ile zaman kaybedilmesini engelleyecektir.

Birden fazla kriter girmek için Ctrl tuşu kullanımı

Birden fazla kriter yazarken noktalı virgül tuşuna basmak can sıkıcı ya da zaman kaybedici olabilir. Bu durumun üstesinden gelmek için, Ctrl tuşunun imkanlarından faydalanabilirsiniz Tam olarak neyi ifade ettiğimizi anlatmak için aşağıdaki adımları uygulayın.

B2 hücresine 100
D2 hücresine 200
F2 hücresine 300
H2 hücresine 400 yazın.

E4 hücresine =ORTALAMA( yazdıktan ya da hızlı bir şekilde listeden seçtikten sonra, Ctrl tuşuna basılı tutarak tek tek B2, D2, E2 ve H2 hücrelerine tıklayın. İlgili işlem sonrasında formü için gerekli olan ve her hücrenin farklı farklı sayıyı ifade ettiğini anlamaya yarauan noktalı virgülün, Excel tarafından otomatik olarak verildiğini göreceksiniz.

image-20200624105525-6.png

image-20200624105608-7.png

image-20200624110735-9.png

image-20200624110845-11.png

Formül ipucu penceresini kullanma

Excel’de bir formülle çalışırken, formüldeki bağımsız değişkenleri seçmek için her zaman ipucu penceresini kullanabileceğinizi unutmayın. Formül karmaşıksa, özellikle de çok sayıda iç içe parantez içeriyorsa, bu alanı kullanmanız oldukça faydalı ve zaman açısından tasarrufludur.

Bağımsız değişkenleri seçmek için iki adımda çalışın. Birinci adımda, imleci, bağımsız değişkenini seçmek istediğiniz formülün içine getirmek için tıklatın. Excel daha sonra bu işlev için tüm bağımsız değişkenleri gösteren bir ipucu görüntüler. İkinci adımda, seçmek istediğiniz bağımsız değişkeni tıklatın. Excel, başka işlevler veya formüller içerdiğinde bile argümanın tamamını seçecektir. Bunlar, formülde hata ayıklamak için F9 kullanırken bağımsız değişkenleri seçmenin güzel bir yoludur.

image-20200625103145-1.png

image-20200625103224-2.png

İkinci resimde gördüğünüz üzere, ÇAPRAZARA formülünün, arama_dizisi değişkenine tıkladığımda, ilgili alanı otomatik olarak işaretledi.

Formülün Değişken Özelliklerini Kullanma

Excel’de formül yazarken, = ile başlayıp formülün ismini yazdıktan sonra ya da açılan listeden seçtikten sonra size ipucu bilgisi olarak ekranda ihtiyaç duyduğu değişkenlerin neler olduğunu göstermektedir. Noktalı virgül ile bu değişkenlerden hangisine işlem yapacaksanız, o aktif hale gelmektedir.

Formülün Değişken Özelliklerini Kullanma

Bazı durumlarda birden çok Excel formülünü birlikte kullanmanız gerekebilir. Bu gibi durumlarda tek tek noktalı virgülle geçmeden, kullanmak istediğiniz formülün değişkenlerinin hepsini tek seferde yazdırabilir, işleminizi bu bilinçle yaparak daha kolay ve hızlı hale getirebilirsiniz.

Bunun için yapmanız gereken, =TARİH( dedikten sonra, Ctrl + Shitf + A tuşlarına birlikte basmak olacaktır. Bu işlemi yaptıktan sonra Excel ipucu olarak gösterdiği değişkenleri formülün içine yazdıracaktır. Yani formül çubuğunda formül şu şekilde yazılacaktır:
=TARİH(yıl;ay;gün)

Bu kolaylık sizlere, özellike çoklu formüllerde hangi alanda neyi kullanacağınızı kolayca bulmanızı sağlayacaktır.

image-20200629092322-2.png

İpucu Penceresini Taşıma

Formül yazarken, formülün kullanımına dair ekrana çıkan ipucu penceresi, bazen formülümüzde görmemiz gereken alanların üzerine gelip, can sıkıcı hale gelebilir. Bu gibi durumlarda çaresiz olmadığınızı bilmeniz gerekir.

image-20200629094734-3.png

Üst resimde göreceğiniz üzere, formül ipucu penceresi bir alt satırımı kapsamakta ve o satırda formülü kullanırken işime yarayacak bir bilgi varsa, onun görünmemesine neden olmakta. Bu gibi durumlarda, imleci üst resimde okla gösterilen şekle getirip, ipucu penceresini dilediğiniz bir alana taşıyabilirsiniz.

image-20200629094922-4.png

Excel Formülleriyle Zaman Kazanmanın Yolları isimli makalemizde daha faydalı yöntemleri eklemeye devam edeceğiz…


Kıymetli ziyaretçimiz,

Web sitemize gösterdiğiniz ilgi ve ziyaret için teşekkürler. Her akşam ilgi çeken içeriklerimize, bir sıra dahilinde örnek Excel Dosyaları eklemekteyiz. Öncelik vermemizi istediğiniz içerik olursa, ilgili içeriğe yorum yapmanız yeterli olacaktır.

Daha fazla Excel Dosyasına hızlıca ve kolay bir şekilde sahip olmak için, binlerce hazır Excel dosyasının yer aldığı ExcelDepo'ya üye olmanızı tavsiye ederiz. Bilgilerinize sunarız.

Daha Fazla Göster

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu

Reklam Engelleyici Algılandı

Sitemizde gezinti yapabilmek ve hazır Excel dosyalarımızı indirebilmek için reklam engelleyicinizi kapatmanız gerekmektedir.